文書情報マネージャー認定資格取得セミナーを受講して
2025.05.28
社員ブログ
ビジネスソリューションチームの湯本です。
本年の２月にJIIMAの『文書情報マネージャー認定資格取得セミナー』を受講し、認定を得ることができました。
今回はセミナーと文書情報管理について簡単に説明したいと思います。
【JIIMAとは】
JIIMAとは『公益社団法人日本文書情報マネジメント協会』の略称で、政府機関や関係省庁と連携し以下の事を目的として活動しています。
・文書情報マネジメントの普及啓発
・人材育成と資格認定
・標準化と規格の策定
・電帳法に対応したソフトの認証と制度の運営
・調査研究と政策提言
平たくいえば文書情報マネジメントを広く普及させる事にあります。
標準化と規格の整備を行い、そのための人材育成及び資格認定制度を運営しています。
資格には『文書情報マネージャー』と『文書情報管理者』の２つがあります。
【受講の感想】
受講のきっかけは当社がJIIMAの法人会員である事とJIIMA主催の委員会の委員をしている事もあり、役員に勧められました。
講習期間は２日間でした。オンラインでの参加が可能だったので気軽に考えていましたが、事前に自宅に届いたテキストを見てびっくりです。なんとパワーポイントで５２０ページもありました。丸1日かけてなんとか目を通しました。講義に付いていけるか不安でしたが、思ったより講義内容が頭に入ってきました。テキストを見て気になっていたところも質問できましたので予習は有効だったと思います。セミナーはグループ演習もあり、他業界のビジネスパーソンと各々の職場での課題や問題点を紹介して意見交換が出来たので有意義でした。
【文書管理マネジメントとは】
文書管理マネジメントとは、文書ライフサイクルを管理する仕組みを構築して維持・運用する事になります。
一見簡単そうですが、『会社単位』（全社で取り組まなければ大きな成果は出ません）で実施するのは大変です。
文書ライフサイクルは、文書の『作成 → 処理 → 保管 → 保存 → 廃棄』になりますが、このサイクルを正しく、有効的に実施するのは難しく、実施出来ている企業や自治体は少ないようです。講習では文書管理を行う具体的な方法やツールや事例の紹介もあったので、たいへん参考になりました。
ISOの要求事項にも文書管理がありますが、共通するのは『機密性』、『完全性』、『可用性』の重要性です。講習を受けて感じたのは、まずは既存の情報資産及び文書を必要なものと不必要なものに分類して不必要な文書を廃棄することから始まるという事です。闇雲に電子化したり文書管理システムに突っ込んだりすれば良いというわけではありません。今必要な文書、しばらく必要な文書、何かあった時に必要な文書、必要の無い文書に分類するところから始まります。また、とりあえず保存しておこうと考え、書庫やフォルダをごみ箱にしない事が大事です。（なんでかんでも放り込んで整理した気になっていませんか？）
文書情報管理は全ての文書について、いつまで保存するのか、いつになったら廃棄するかを明確にする必要があります。まずは思い切ってこの第一歩から始める事が必要です。ISOと文書情報管理は親和性が高いので、当社のISO活動にも文書情報マネージャーのノウハウを活かしていきたいと思っています。
文書情報管理に興味のある方、もしくは資格の取得を希望する方は『JIIMA』の公式サイトを参照してみて下さい。
▽リンク
JIIMA 公式サイト | 文書情報マネジメントの普及啓発、人材の育成,規格の標準化の推進などを推進しています。
