ワークフロー

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社内申請業務を電子化し、WEB上で完結させるワークフローシステム。
高いレベルの内部統制維持を実現し、間接業務にかかわる時間を大幅に削減します。

今まで手書きやプリントアウトした書類を社内で回していた申請~承認の業務がパソコン操作だけで完結!交通費や経費、その他届出など社内のあらゆる申請、承認業務、支払業務がALFA-Palette上で簡単に出来ます。申請者や承認者の業務効率化はもちろん、経理担当者は仕訳入力不要、月末月初の会計処理もスピードアップ。経営者もスピーディーに経営判断が出来る、全社員の業務効率化を実現します。

 

サービスイメージ

  • 社内で利用している紙の申請をALFA-Paletteに変えると大幅な業務効率化を実現

紙の申請は、保管や離れた拠点でのやりとり、外出先では出来ないなど様々な問題もあります。ALFA-Paletteで、パソコンやスマホから簡単に申請できるようにしませんか。

 

(社内にある申請例)
 ・交通費/経費精算
 ・仕入の申請や精算
 ・稟議/決裁
 ・総務の各種届出(通勤定期申請等)
 ・日報や月報の報告

ALFA-Paletteなら、様々な様式の申請を自由に作ることが出来ます。

 

※2016年4月より、e-文書法スキャナ保存に対応しました。
(旅費・経費で発生した領収書・請求書を電子保存できます。)

  • ご提供方式

クラウドサービスですので、お客様のサーバーご用意は必要ありません。インターネットに繋がるパソコンやスマートフォンからご利用できます。

主要機能

  • ワークフロー機能

複雑な条件を設定ができるので、複雑な決裁基準や業務プロセスでも対応可能。アイコンを多用した直感的で分りやすい画面だから、設定に戸惑うこともありません。
(旅費申請、経費申請、会議交際費申請、仮払申請、各種人事申請)

  • 支払精算機能

仕訳データや振込データを作成・出力できるから、会計システムや銀行システムにデータを取り込めば、簡単に支払精算処理が完了します。 申請データをそのまま経理処理に利用できるので、大幅な効率化を実現できます。

  • 申請様式デザイナー機能(Excel)

Excelを使ってお客様自身で思いのままに申請様式を作成することができます。今まで使用していた申請様式も取り込むことができるので、ストレスなくスムーズに移行することができます。

お客様メリット

  • 申請~承認業務時間 50%削減

・ 申請~承認業務のスピード化(平均3~5日⇒導入後平均1.78日)
・ 外出先で承認できるので、営業や管理職の業務スピードアップ
・ 離れた拠点間の申請~承認のやりとりに効果大

  • 経理の仕訳・振込入力作業がゼロへ

・ 仕訳や振込の入力作業が必要なし(全て申請データから展開)
・ 会計システムへの連携も細かく可能(部門別収支管理)
  ⇒その結果、月末・月初の集中化が軽減

  • 月次決算 翌月3日以内を強力支援

・ 申請~承認業務、経理が大幅効率化するため、決算の早期化を実現
・ 決算早期化することで、より経営状態を正確に早く把握できます

  • 社内決裁規定を遵守

・ ワークフローマスタで規定された承認ルートを自動選定
・ 任意選定ではないため、内部統制・牽制につながります

  • ペーパレス(e-文書法 スキャナ保存)

・ 社員立替の領収書、業者からの請求書をスキャナ保存することでペーパレスを実現
・ 離れた拠点間での原紙のやりとりも発生せず、スピードもアップ
  (※2015年9月30日規制緩和されたスキャナ保存に対応)

※もっと詳しく知りたい方はぜひご覧ください
(交通費・経費精算)特設サイト
http://www.alfa-teccs.co.jp/sp_alfa-palette/

(e-文書法)特設サイト
http://www.alfa-teccs.co.jp/e-documents/

 

 

  • 価格についてはお問い合わせください
STEP 1. お問い合わせ
本サイトの「資料請求・お問い合わせ」より、必要事項、ご質問などをご記入の上、送信ください。折り返し弊社担当者より、ご連絡を差し上げます。
STEP 2. ヒアリング
弊社担当者が、お客様をお伺いし、動作環境やお客様がお使いになっている周辺システムの状況等確認を行い、お客様のご要望をヒアリングいたします。
STEP 3. ご提案・お見積り
弊社より、ヒアリングに基づいたご提案、お見積りをお客様へご提示いたします。
STEP 4. 導入
提案内容に基づき、お客様の事業所にて動作確認や検証が完了しましたら、正式導入となります。正式導入完了時より初期費用、月額利用料をお支払いただきます。
STEP 5. 保守サポート
運用中のご不明点、不具合については、専用のサポート窓口をご用意しておりますので、そちらよりご連絡ください。早急に対応いたします。

「ワークフロー」導入、運用に関してよくお寄せいただくご質問に対する回答をご紹介します。

これから導入を検討されている方

申請が流れるルートはどのような設定ができるのですか?
本格的なワークフローエンジンを備えていますので、柔軟な設定をすることができます。 具体的には、条件による分岐、分岐後の承認条件(AND、OR)、承認者区分(役職等)でワークフロー設定することや特定の個人をワークフロー内に入れることも可能です。 また、承認権限だけでなく合議権限や回覧権限といった立場での関わり方もできますので、複雑な決裁基準であっても、大半は設定することができます。
他のシステムへの連携はできるのですか?
はい、できます。会計システムへの仕訳データでの連携。ファームバンキングシステムへの振込データでの連携ができます。 その他連携についても、機能拡張することによりデータの二次活用が可能です。
組織変更時など簡単に対応できますか?
組織マスタを始めとしたマスタ類は、適用開始日と適用終了日を持っていますので、例えば4月1日時点の組織変更内容を事前に作成しておくことによって、混乱することなく対応することができます。 個々のマスタ類も、組織変更を想定して変更操作がしやすいような画面構成を心がけています。
申請様式の項目やレイアウトを変更したり、増やすことはできますか?
Excelデザイナー機能で、申請様式の項目やレイアウトを簡単に変更・追加ができます。 具体的には、Excelにアドイン機能を追加して申請様式をデザインをして頂き、それをシステム設定画面から取込・設定をする方法となります。
承認されたことや、決裁の依頼が回ってきていることはどのようにして分かるのですか?
承認されたことや決裁の依頼が回ってくることは、メール設定をして頂くことにより、自動的にメールで通知がされます。 また、メインメニュー画面に分かりやすい通知欄がありますので、それを見て頂くことによって何をしなければいけないかが分かるようになっています。
セキュリティーはどうなっていますか?
システム利用時には、アカウント情報とパスワードを入力してログインする形となります。 パスワードの有効文字数、形式、有効期限などは全てシステム設定で変えることができます。 その他、何回間違えるとログインロックをするなどの機能もあります。 システム全体は、SQLインジェクションなどの脆弱性を突かれることのないよう万全の対策を施しています。

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